Darf der Arbeitgeber Fristen setzen bei der Urlaubsplanung?

Von Imelda Flaig

Urlaub nehmen, wann es für einen persönlich am besten passt – das wollen die meisten Beschäftigten. Zwar hat jeder Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub, doch nicht immer passen Wunsch und Wirklichkeit zusammen. Eine rechtzeitige Planung kann hilfreich sein. Wichtige Fragen und Antworten.

Ist es zulässig, dass Arbeitgeber Urlaubsanträge für 2024 schon jetzt einfordern?

Ja. Viele Arbeitgeber fordern ihre Beschäftigen dazu auf, Urlaubspläne fürs nächste Jahr schon bis Ende November oder Ende des Jahres 2023 einzureichen. „Das ist üblich und legitim“, sagt der Stuttgarter Arbeitsrechtler Michael Henn, der auch Präsident des Verbands Deutscher Arbeitsrechtsanwälte ist. Denn Arbeitgeber müssten die Urlaubswünsche ihrer Beschäftigten berücksichtigen, und da sei es sinnvoll, diese rechtzeitig zu kennen. Man müsse ja nicht gleich den kompletten Jahresurlaub verplanen, sagt Henn. In Betrieben mit Betriebsrat sei das Verfahren formalisierter. Betriebsräte können mit festlegen, bis zu welchem Datum Urlaubsanträge eingereicht werden sollen. Geregelt ist das üblicherweise in einer Betriebsvereinbarung.

Hat es negative Folgen, wenn die Frist nicht eingehalten wird?

Beschäftigte müssen nichts befürchten. Aus arbeitsrechtlicher Sicht haben sie nicht die Pflicht, dieser Aufforderung des Arbeitgebers nachzukommen. Wer allerdings seine Urlaubswünsche zu spät äußert, hat im Zweifel das Nachsehen.

Was ist, wenn Urlaubswünsche nicht berücksichtigt werden?

Arbeitgeber müssen abwägen und Urlaubswünsche nicht zwangsläufig genehmigen. Das kann etwa der Fall sein, wenn es um dringende betriebliche Belange geht oder um Urlaubswünsche von Arbeitskollegen, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben. „Auch das Windhundprinzip muss vermieden werden. Nicht dass derjenige zum Zug kommt, der schon zwei Jahre vorher den Urlaub beantragt hat“, beschreibt es Henn.

Wer entscheidet, wenn Urlaubspläne kollidieren?

Der Arbeitgeber entscheidet, wer zum Zug kommt. Überschneidungen gibt es meist in den Sommerferien, auf die vor allem Familien mit schulpflichtigen Kindern angewiesen sind, oder an Brückentagen. „Der Klassiker ist doch, dass Urlaub aufgeteilt wird“, sagt Henn. Etwa gehen die einen in der ersten Hälfte der Schulferien, die anderen in der zweiten Hälfte, der eine kommt dieses Jahr an Christi Himmelfahrt zum Zug, der andere im nächsten Jahr. Teams mit vier, fünf Leuten können sich in der Regel absprechen, in Abteilungen mit 20 Mitarbeitern ist das nicht so einfach. „Arbeitnehmer sind nicht verpflichtet, sich abzustimmen“, sagt Henn, auch wenn das oft funktioniere und dem Chef am liebsten sei. Auch der Betriebsrat kann vermitteln, wenn die Urlaubswünsche kollidieren. Arbeitsrechtler Henn warnt davor, sich selbst Urlaub zu gewähren. „Das ist im Zweifelsfall ein Kündigungsgrund.“ Auch das Argument, dass man die Pauschalreise schon gebucht habe, ziehe nicht. „Buchen sollte man erst, wenn der Urlaub bestätigt ist. Vorher ist es auf eigenes Risiko.“

Verfällt der Urlaub, wenn er bis zum Jahresende nicht genommen wird?

Nach Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts verfällt Urlaub nicht automatisch bis zum Jahresende oder zum 31. März des Folgejahres. Der Urlaub verfällt nur dann, wenn der Arbeitgeber seine Beschäftigten ausdrücklich darauf hinweist, dass sie ihre restlichen Urlaubstage bis zum Jahresende nehmen sollen und dass andernfalls nicht genommener Urlaub verfällt. In größeren Betrieben ist in der Regel ein entsprechender Passus auf der Gehaltsabrechnung zu lesen. Anders ist das allerdings in langen Krankheitsfällen.