Wozu braucht man sie?

Von Lukas Böhl

Seit November 2024 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stufenweise eine neue Nummer: die Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr. Sie soll dabei helfen, wirtschaftlich tätige Personen und Unternehmen künftig eindeutig und dauerhaft zu kennzeichnen – bei Behörden, im Steuerverfahren und darüber hinaus. Aber was bringt diese Nummer eigentlich? Und muss man irgendetwas dafür tun?

Eine Nummer für alles – irgendwann

Die W-IdNr. ist so etwas wie ein digitales Ordnungskriterium für Unternehmen, Selbstständige und andere wirtschaftlich Tätige in Deutschland. Sie bleibt ein Leben lang bestehen – auch wenn sich Adresse, Name oder Rechtsform ändern – und soll langfristig die Verwaltung vereinfachen. So sollen Behörden untereinander künftig auf bereits vorhandene Daten zugreifen können, ohne dass man alles mehrfach einreichen muss.

Die Nummer wird automatisch vergeben – man muss keinen Antrag stellen. Auch wer bereits wirtschaftlich tätig ist, bekommt die W-IdNr. nach und nach mitgeteilt.

Wo bekomme ich die Nummer her?

Das kommt darauf an:

• Wer bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hat, nutzt diese künftig automatisch auch als W-IdNr. Eine gesonderte Mitteilung gibt es nicht – das wurde im November 2024 öffentlich bekannt gemacht.
• Alle anderen erhalten die Nummer über ihr ELSTER-Konto, also das Online-Portal der Steuerverwaltung. Voraussetzung ist, dass man dort der elektronischen Mitteilung zugestimmt hat.

Wer noch keine Zustimmung gegeben hat, kann das jederzeit nachholen – andernfalls verzögert sich die Mitteilung.

Muss ich jetzt irgendwas umstellen?

Nein. Aktuell bleibt alles wie gewohnt. Die bisher genutzte Steuernummer und die USt-IdNr. behalten ihre Gültigkeit. Steuerformulare werden schrittweise um die neue Nummer ergänzt – verpflichtend ist das vorerst nicht.

Langfristig aber soll die W-IdNr. das führende Identifikationsmerkmal für Unternehmen in Deutschland werden – bei Steuererklärungen, Anträgen und der Kommunikation mit Behörden.

Was unterscheidet die Nummer von anderen?

• W-IdNr.: Eine dauerhafte Nummer für alle wirtschaftlich Tätigen in Deutschland.
• Steuernummer: Wird weiterhin für Steuererklärungen verwendet – vor allem auf Landesebene.
• USt-IdNr.: Gilt weiterhin für den Handel innerhalb der EU.
• IdNr.: Identifikationsnummer für natürliche Personen.
• Wirtschaftsnummer: Die W-IdNr. ersetzt künftig die bisherige bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer.

Und wenn ich mehrere Tätigkeiten habe?

Dann bekommen Sie für jede Tätigkeit ein Unterscheidungsmerkmal zur W-IdNr. hinzu – etwa -00001, -00002 usw. Auch das geschieht automatisch, voraussichtlich ab 2026.

Fazit

Die neue W-IdNr. bringt zwar eine zusätzliche Zahl mit sich, soll aber auf lange Sicht genau das Gegenteil bewirken: weniger Bürokratie, klarere Prozesse, mehr Digitalisierung.